Crea una copia de seguridad para proteger los datos de tu asociación

shutterstock_242626768Una de las preguntas importantes para hacernos a la hora de escoger un software de gestión especializado en clubes sociales de cannabis, es la cuestión acerca de la protección y seguridad de los datos. La mayoría de software o programas de gestión se pueden dividir entre los que su funcionamiento es online, basados en navegadores web; o bien los que funcionan en local, basados en el sistema operativo del ordenador en el que están instalados.

En los que funcionan a través de internet principalmente encontramos dos problemas. El primero es la elección del servidor para la base de datos puesto que algunos países en los que están los servidores, no aseguran la protección de esos datos. El segundo problema, más realista, tiene que ver con la calidad en la gestión del día a día. Los programas de gestión basados en internet son páginas web, que cuando hay pequeños problemas de conexión, u otros más graves como pudiera ser que algún día se cayera el servidor donde se aloja la base de datos, se vería afectada la capacidad de gestión ese día en la asociación. Con los programas de gestión online, el nivel de la capacidad de gestión queda directamente proporcional ligado a la calidad de la conexión a internet presente en la asociación. 

La opción menos dependiente de internet es la de trabajar con un ordenador principal en el que esté instalado el programa de gestión y la base de datos. La copia de seguridad, o backup, se debe realizar siempre desde el disco duro del equipo principal a otro disco duro externo o pen drive que nos llevaremos con nosotros con el fin de tener siempre una copia fuera de la asociación para salvaguardar los datos y cumplir con la LOPD. A continuación os contamos como hacer una copia de seguridad con Cobian Backup, programa gratuito que viene incluído con el kit de instalación de EasyCSC Software.

Cobian Backup es un programa multitarea que podemos usar para crear y restaurar copias de seguridad de nuestros archivos y directorios.

Las copias de seguridad pueden almacenarse:

  • En otro directorio.
  • En otro dispositivo de almacenamiento en el mismo ordenador.
  • En un ordenador de la misma red.
  • O incluso en un servidor FTP accesible a través de internet.

Las copias de seguridad pueden almacenarse en claro, comprimidas y si queremos, cifradas. En este tutorial aprenderemos como instalar el programa y cómo configurar una tarea de copia de seguridad completa.

Primero la instalación

Después de las dos primer pantallas en las que se nos da la opción de escoger la carpeta de instalación y aceptar las condiciones; llegaremos a la pantalla donde indicar que queremos instalar el programa como un servicio, es decir, que corre independientemente de que el usuario inicie la sesión o no. Además elegimos Usar la cuenta de Sistema Local, que es la cuenta del sistema que va ha ejecutar la tarea.
01Lo siguiente que nos muestra, al haber elegido usar la cuenta de sistema local, es un aviso de que puede que no tengamos acceso a los recurso de la red. Como en el caso del ejemplo no lo necesito, le doy a continuar y se iniciara la instalación del programa.

02

Crear una tarea de backup 

Una vez instalado el programa, lo abrimos y crearemos una nueva tarea a través del Menú -> tarea -> nueva tarea.
03En la primera pestaña General, ponemos el nombre que le vamos a dar a la tarea de copia de seguridad que queremos programar, en nuestro caso “Easy Backup” y marcamos las casillas correspondientes que aparecen en la próxima imagen.
Marcamos el tipo de respaldo completo porque es la primera copia de seguridad que se va a realizar. Una vez que se haya hecho esta primera copia de seguridad, cambiaremos la opción para que la siguiente copia que se haga de los mismos archivos sea incremental.
04En la pestaña siguiente Ficheros elegimos los ficheros o carpetas de los que queremos hacer la copia de seguridad y el destino donde lo guardaremos. En éste caso hemos elegido guardar las copias de seguridad en un disco duro externo. Es importante que el destino sea un disco diferente del que estamos haciendo las copias. De este modo, si tenemos algún problema en el disco del servidor no perderemos nuestras copias de seguridad.
05En Horario elegimos la hora que queremos que se ejecute o inicie la copia y si queremos que sea semanal, diaria y en qué días debe hacerse. Todo depende de nuestros requerimientos. Como el servidor está casi todo el día encendido será mejor programar las copias de seguridad para que se realicen cuando el horario de trabajo se haya terminado. En éste caso hemos puesto a las 23:00 de la noche suponiendo que en la asociación a esa hora no hay nadie trabajando y el ordenador sigue estando en marcha.
06En la ficha Dinámica está seleccionada la prioridad alta ya que solo está el servidor trabajando por lo que no entorpecería en el consumo de recursos y requerimiento.
También podemos elegir prioridad baja y normal por si las copias de seguridad las realizamos en horario de trabajo, con la intención de que nuestra tarea de copia no consuma demasiados recursos y se perjudique el funcionamiento del servidor y el trabajo de los usuarios.

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En el siguiente apartado Archivo decimos si queremos nuestra copia comprimida o no. O si queremos que la copia de seguridad quede cifrada para que esté más segura. Si lo ciframos, tendríamos que poner una contraseña que deberíamos introducir cuando quisiéramos restaurar la copia.

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En Filtro podemos elegir entre dos cosas. Excluir los ficheros que elijamos o incluir sólo determinados ficheros. En la pestaña Eventos podemos agregar eventos que sucedan antes de realizar el respaldo o después de realizarlo. Un evento sería, por ejemplo, parar una aplicación antes de hacer un respaldo. En nuestro caso las dejaremos vacías y no indicaremos ninguna opción en estas dos pestañas.

Por último, en la pestaña Avanzado, la opción Limpiar el atributo de archivo, si está marcado será limpiado después del respaldo. Marcamos Incluir el tipo de respaldo en el nombre para el tipo de respaldo sea parte del nombre del destino.
09Ya para acabar nos muestra un resumen de las opciones que hemos escogido y que conforman nuestra tarea. En la misma ventana podríamos forzar la tarea pulsando en el botón play del menú si no queremos esperarnos hasta la fecha que fue programada.
10Con esto ya tendríamos el sistema de backup preparado y automatizado para hacer la copia cada semana, teniendo como responsabilidad final salvaguardar la copia del soporte donde está grabada la base de datos.

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